2. Требования к документированию управленческой деятельности

2.1. Определение состава документации

Состав документации, необходимой для работы учреждений, определяется кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности, количеством уровней принятия решений, объемом и характером компетенции учреждения, порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия), а также объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

Проблема решается системно-функциональным подходом к документированию, как к способу реализации функций управления и информационного обеспечения процесса принятия решений. Многие предприятия и организации используют функциональный подход к документированию при разработке схем информационных связей, обеспечивая каждый участок работы соответствующей документной информацией. При этом вопросы организации документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности отражаются в специальных разделах положений об органах или их структурных подразделениях.

Функциональный подход к документированию не исключает, а, напротив, предполагает критический анализ действующих процессов управления. Изучение информационно-документационных связей способствует выявлению недостатков в структуре и компетенции подразделений, в организации работы и распределении функциональных обязанностей между сотрудниками. Качественный анализ документации и ее потоков позволяет оценить целесообразность тех или иных функций управления, отдельных видов работ.